Склад — это черная дыра или прозрачная система? Зависит от того, как вы считаете остатки. Если инвентаризация у вас проходит с криками «где мука?», бумажками и вечерними пересчетом вручную — пора менять подход. В iiko есть несколько вариантов проведения инвентаризации — от полностью ручного до мобильного, с автоматическим переносом данных. Давайте рассмотрим каждый!

Обучение iiko. Урок «Инвентаризация»

iikoOffice — классика для тех, кто привык к бумагам

Самый традиционный способ. Ответственный сотрудник (обычно кладовщик или бухгалтер) вручную вносит фактические остатки в документ инвентаризации в офисной части программы — из заранее заполненного бумажного бланка.

Плюс: привычно и понятно для тех, кто давно работает с iiko.
Минус: самый трудозатратный. Подсчитанные на бумаге позиции нужно перенести в систему вручную — это время и риск ошибок.

iikoFront — прямо на кассовом терминале

Инвентаризация проводится на том самом экране, с которым работают повара и бармены. К кассе подключаются весы и сканер штрихкодов — сотрудник может сразу взвесить и отсканировать товар, не отходя от рабочего места.

Где особенно удобно: на баре, где важно быстро посчитать остатки алкоголя и ингредиентов для коктейлей без отрыва от смены.

iikoWeb — через браузер с телефона или планшета

Более современный вариант: подсчет остатков можно вести прямо с телефона или планшета. Это полноценный инструмент управления складом, который можно настроить под ваши задачи: выбрать конкретный склад, ограничить список товаров и задать периодичность.

В чем главное удобство: вы можете запланировать инвентаризацию заранее. Система сама напомнит сотрудникам, когда пора считать, и у них не будет шанса забыть. А если нужно провести подсчет прямо сейчас — можно создать инвентаризацию вручную на текущую дату и запустить процесс без ожиданий.

iikoInventory — новое мобильное приложение

Самый современный способ. Отдельное мобильное приложение для подсчета остатков — без необходимости заходить в веб-интерфейс через браузер.

Что дает:

• Встроенный сканер — штрихкоды считываются камерой телефона, дополнительное оборудование не нужно;
• Автоподстановка веса — для весовых товаров вес считывается прямо из штрихкода;
• Фотографии номенклатуры — карточки товаров подгружаются с изображениями, упрощая поиск на складе;
• Офлайн-работа — можно работать без интернета до двух недель;
• Контроль процесса в реальном времени — видно, сколько позиций осталось посчитать;
• Переключение между заведениями — удобно для сетей;
• Настройка допустимых расхождений — задается заранее, чтобы мелочи не отвлекали.

По сути, iikoInventory берет логику мобильной инвентаризации iikoWeb и упаковывает ее в отдельное, более быстрое и стабильное приложение, заточенное именно под процесс подсчета.

Подготовка к инвентаризации

Прежде чем запускать подсчет, стоит навести порядок в трех вещах:

Зоны хранения. Разделите склад на логичные зоны — барная стойка, склад бара, холодный и горячий цех, склад кухни. Инвентаризация по зонам позволяет пересчитывать каждую часть склада отдельно, и чем точнее разбивка, тем проще потом искать источник расхождения.

Ответственные и права доступа. На каждую зону назначьте сотрудника, который будет ее пересчитывать. Настройте права доступа — кто может создавать документы, а кто только вносить фактические остатки.

• Менеджер — руководит процессом. Он запускает инвентаризацию, распределяет зоны между исполнителями и финализирует документ.
• Исполнитель — считает товары на складе и вносит фактические остатки в систему. У него ровно одна задача — подсчет, без лишних прав и ответственности за завершение процесса.

Такое разделение помогает избежать путаницы и дает менеджеру полный контроль над тем, что происходит на складе.

Расписание. Для регулярных проверок удобнее настроить процесс по расписанию в iikoWeb — система сама создаст документ и уведомит ответственных.

Обучение iiko. Рекомендации по инвентаризации

Как проходит инвентаризация

1. Система (или ответственный сотрудник) создает документ инвентаризации на нужную дату для конкретного склада или зоны;
2. Менеджер открывает письмо и активирует начало инвентаризации;
3. Исполнитель получает свое письмо, открывает документ, считает товары и фиксирует количество — вручную, через сканер на кассовом терминале или в мобильном приложении;
4. Система сверяет введенные данные с книжными остатками и автоматически показывает расхождения;
5. Ответственный или бухгалтер проверяет обнаруженные излишки и недостачи, при необходимости дает задание на повторный пересчет спорных позиций;
6. Документ проводится в системе — остатки обновляются, формируется сличительная ведомость, которую можно распечатать или выгрузить для бухгалтерии.

После завершения в системе отображается ФИО ответственного сотрудника — всегда можно посмотреть, кто именно проводил подсчет. На один склад за день можно создавать несколько документов — например, отдельно по алкоголю и отдельно по продуктам.

Работа с расхождениями

После подсчета система показывает разницу между книжными и фактическими остатками — излишки (когда по факту товара больше, чем должно быть) и недостачи (когда меньше). Частая причина — пересорт: когда один товар по ошибке списали или оприходовали как другой.

Что делать при расхождениях:

• Проверьте корректность ТТК — иногда проблема в неверных нормах списания;
• Проверьте последние приемки, списания и перемещения товара между складами;
• Настройте допустимый процент расхождений, чтобы не тратить время на мелочи.

Регулярный анализ причин расхождений — то, что со временем снижает процент недостач и помогает выстроить дисциплинированную работу склада.

Какие товары НЕ попадают в инвентаризацию

Чтобы процесс был быстрее и не занимал лишнего времени, система автоматически исключает позиции, по которым нет смысла считать:

• Товары, у которых в последней инвентаризации был указан ноль;
• Товары, которые не участвовали в последней инвентаризации;
• Товары и блюда, по которым не было движения (включая продажи) после последней инвентаризации.

То есть вы считаете только то, что реально имеет смысл пересчитывать.

Статусы инвентаризаций

В разделе «Инвентаризация» вкладки «Управление складом» все документы разбиты по статусам:

• Активные — то, что нужно выполнить прямо сейчас;
• Завершенные — уже проведенные инвентаризации;
• Просроченные — те, срок которых истек, а подсчет так и не сделали.

Все наглядно, ничего не теряется, и менеджер всегда видит, что требует внимания.

Частые вопросы по инвентаризации в iikoWeb

Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Единого норматива нет — периодичность зависит от оборота и типа товара. Алкоголь и дорогие позиции часто пересчитывают ежедневно или еженедельно, остальной склад — раз в месяц. В iiko можно настроить разную периодичность для разных зон хранения.

Чем отличается инвентаризация в iikoOffice от iikoWeb?
В iikoOffice подсчет ведется на бумаге, а результаты вносятся вручную. В iikoWeb подсчет можно вести сразу с телефона или планшета, документ формируется автоматически — без ручного переноса.

Можно ли провести инвентаризацию без сканера?
Да. Позиции можно вносить вручную — через iikoOffice или веб-интерфейс. Сканер и весы ускоряют процесс и снижают число ошибок, но не обязательны.

Можно ли создать несколько инвентаризаций для одного склада в один день?
Да, iiko не ограничивает вас одной инвентаризацией на склад в день.

Как быть, если один и тот же ингредиент входит в несколько блюд и заготовок?
Если, к примеру, сыр используется и как отдельный товар, и в составе соуса, заготовку тоже нужно включить в подсчет. При этом раскладывать ее на все составляющие не обязательно. В веб-инвентаризации есть возможность выбрать, какие позиции сохранять для проверки — вы можете оставить только нужный товар, а остальные не учитывать.

Совет: используйте метод списания «списывать готовое блюдо или заготовку» и акты приготовления. Тогда ингредиенты будут списываться автоматически, и пересечений при инвентаризации станет меньше.

Если в учете некорректная себестоимость — исправит ли это инвентаризация?
Нет, инвентаризация сама по себе проблему с себестоимостью не решает. Ее нужно актуализировать отдельно.

Как это сделать: заведите отдельного поставщика, например «Ввод остатков», и оформите приходную накладную на товары, которые есть в остатке (можно по 1 грамму или единице каждого), указав актуальную цену. Это зафиксирует корректную себестоимость на складе, и в тот же день вы сможете провести инвентаризацию уже с актуальными данными. Оценочная себестоимость для этого не подходит.

Как учитываются несколько складов с одним и тем же товаром?
Номенклатура для всех складов общая, но подсчет на каждом складе идет отдельно. Инвентаризацию можно запустить сразу на несколько нужных складов — по каждому сформируется отдельный документ.

Важно: права доступа настраиваются индивидуально, так что вы можете ограничить сотрудника только его зоной ответственности.

Если нужно свести результаты в общий итог, есть два пути:

• Выгрузить документы и объединить в Excel;
• Заранее объединить склады в системе в один и вести подсчет как по единому складу, даже если физически зоны разнесены.

Как корректно снять остатки по разливному пиву с учетом длины трасс?
Тонкий момент. Если кеги стоят в отдельном охлажденном помещении, а трассы идут в зал, остаток пива внутри трассы взвесить нельзя.

Что делать:

• Саму кегу можно взвесить — поставщики обычно указывают вес кеги и нетто-вес пива отдельно;
• А вот то, что осталось в трассе, — это задача для поставщика оборудования. Только он знает точные цифры по вашей конкретной конфигурации.

Если поставщик дал вам погрешность по трассе — закладывайте этот показатель как фиксированную корректировку остатка при каждом подсчете пива, чтобы не пересчитывать каждый раз вручную.

Что делать, если после инвентаризации обнаружена большая недостача?
Сначала проверьте ТТК и движение товара — часто причина в пересорте или ошибке списания. Если расхождение подтвердилось, решение принимает руководство.

Подходит ли iikoInventory для сети из нескольких заведений?
Да, приложение поддерживает переключение между заведениями — удобно для сетевых сотрудников.

Как долго можно работать в iikoInventory без интернета?
Приложение сохраняет стабильную работу без повторного входа до двух недель — удобно при нестабильном интернете на складе или в удаленных точках.

Коротко

Инвентаризация в iiko — это не про «бумажки и беготню». Это про настроенный процесс, четкие роли, понятные статусы и минимум рутины. Вы планируете — система напоминает и собирает данные. Вы контролируете — система показывает, кто и что считал.

А если остались вопросы по настройке или готовы попробовать современный способ инвентаризации — без бумажек, без ошибок, с телефона в кармане — кликайте на кнопку. Мы в its group всегда рядом, чтобы помочь навести порядок на складе.

Будем на связи!

Подписывайтесь на нас в Telegram, ВК и МАКС

Telegram