ЕГАИС в iiko: алкогольный учет под контролем — от приемки до сверки

Алкогольный учет в ресторане — задача со строгими правилами, где каждое действие с алкоголем нужно отразить в документах: продажа, вскрытие упаковки, списание. Все это уходит в ЕГАИС, где данные проверяются, а несоответствия фиксируются. Неудивительно, что многие управляющие до сих пор ведут этот учет вручную с надеждой, что все сойдется.

Хорошая новость: в iiko появился новый уровень ОПТИ с поддержкой ЕГАИС. И это не просто «еще одна интеграция» — это инструмент, который собирает весь алкогольный документооборот в одном окне веб-офиса.

Давайте разберемся, что он умеет и как это работает на практике.

Что нового

В приложении «Документооборот и госсистемы» появился уровень ОПТИ с полноценной поддержкой ЕГАИС. Раньше работа с алкоголем в iiko требовала переключения между разными системами. Теперь ключевые операции собраны в одном разделе веб-офиса.

Что умеет ЕГАИС в iiko:

Принимать алкоголь по входящим ТТН;
Формировать акты списания;
Учитывать продажу крепкого алкоголя порциями;
Работать с документами ЕГАИС: просматривать, редактировать, отправлять и контролировать статусы;
Проводить помарочную инвентаризацию;
Сверять остатки с ЕГАИС.

Помимо ЕГАИС, уровень ОПТИ включает электронный документооборот (ЭДО), работу с маркировкой и разрешительным режимом. То есть это не отдельная функция для алкоголя, а полноценный пакет для работы с госсистемами.

Что нужно для подключения

Прежде чем радоваться, проверьте три вещи:

Тариф iikoCloud — Кафе, Профессиональный или Корпоративный;
Версия РМС — не ниже 9.7.6;
Лицензия «Документооборот и госсистемы» — уровень ОПТИ.

Если хотя бы одно условие не выполнено, раздел ЕГАИС просто не появится в веб-офисе. Так что если давно думали обновиться или перейти на другой тариф — сейчас хороший момент.

Где это живет

Настраивается все в веб-офисе iiko по пути:

Ежедневные операции в ресторане → Управление складом → Документы ЕГАИС

Именно здесь вы обмениваетесь данными с ЕГАИС: смотрите документы, редактируете, отправляете и контролируете статусы.

Какие документы тут собраны

В разделе отображаются три ключевых типа документов:

ТТН (приходная накладная) — входящая товарно-транспортная накладная от поставщика. Через нее выполняется приемка алкоголя.
Акт списания — документ списания алкоголя по разным причинам: порча, недостача, использование для приготовления коктейлей и других нужд.
Продажа чистых порций — сведения о продаже крепкого алкоголя порциями, которые списываются в ЕГАИС при розничной продаже.

И это только начало. Список будет расширяться: постепенно появятся акт постановки на баланс, расходная накладная, возвратная накладная и запросы ТТН. Так что функционал будет расти.

Как работать с документами

Список настраивается под вас. Нажмите на шестеренку в шапке таблицы — и выберите, какие столбцы показывать, а какие скрыть. Кому-то нужен номер документа и статус, кому-то — дата и поставщик. Настройте под себя.

Поиск и фильтры. Если документов много, воспользуйтесь поиском (иконка лупы). Для конкретной группы — настройте фильтр через воронку: выберите параметры и нажмите «Применить». Счетчик активных фильтров показывается красной цифрой над кнопкой.

Быстрое обновление. Кнопка «Получить данные из ЕГАИС» запрашивает актуальные статусы и новые документы, не дожидаясь фонового обновления.
Фильтр по дате. Рядом с названием ресторана — строка с параметрами: Д (день), Н (неделя), М (месяц), Г (год), П (произвольный период). Удобно, когда нужно найти что-то конкретное.

Подписывайся

чтобы ничего не упустить, и получай новости там, где тебе удобно.

Действия с документами

Чтобы выполнить действие с одним документом, нажмите на три точки напротив него. В зависимости от статуса доступны:

Открыть для просмотра;
Отредактировать;
Отправить в ЕГАИС;
Отменить в ЕГАИС;
Удалить;
Восстановить.

Набор действий зависит от типа документа и его статуса.

Массовые действия. Отметьте чекбоксами один, несколько или сразу все документы — и отправьте их в ЕГАИС одной кнопкой. Если ничего не выбрано, кнопка «Отправить в ЕГАИС» сработает с учетом текущего фильтра. Отправятся только документы со статусами: «Создан», «Ошибка отправки» или «Отклонен ЕГАИС».

Важные нюансы

Отмена — в течение 7 дней. Для документов в статусе «Принят и обработан ЕГАИС» система проверяет срок с даты регистрации. Отменить документ можно только в течение 7 дней. Если срок прошел — запрос на отмену не сформируется. Так что не откладывайте на потом.
Права доступа. Раздел доступен только пользователям с правом «Работа с документами ЕГАИС». Если сотрудник не видит раздел — проверьте его права.
Лицензия и версия. Раздел работает только при активной лицензии «Документооборот и госсистемы» (уровень ОПТИ) и версии iiko не ниже 9.7.6. Для подключения обратитесь к вашему поддерживающему партнеру iiko.

Итог

ЕГАИС в iiko — это шаг к тому, чтобы алкогольный учет перестал быть отдельной болью. Приемка, списание, продажа порциями, инвентаризация, сверка остатков — все в одном разделе веб-офиса с понятными статусами, гибкими фильтрами и массовыми действиями.

Если давно хотели навести порядок в алкогольном учете, но не знали, с чего начать, — мы в its group поможем. Проверим, подходит ли ваш тариф и версия iiko, подключим лицензию ОПТИ, настроим раздел ЕГАИС и обучим команду. Напишите нам — и мы подскажем, с чего начать именно вашему заведению.

Остались вопросы?

Смело нажимайте на кнопку – разберемся вместе.