Что и в каком количестве нужно заказать, чтобы не оказаться без продуктов в самый наплыв гостей? Сколько заготовок нужно к обеду? Как отработали неделю в цифрах? Эти вопросы управляющий задает себе постоянно. И в iiko уже есть инструменты, которые помогают находить ответы: ИИ-ассистент, прогноз продаж, расчет закупок и план для кухни.

Разберемся, что уже работает, где все еще нужен человек и что настроить, чтобы расчеты приносили реальную пользу.

ИИ vs. автоматизация

Автоматизация связывает повседневные операции: касса фиксирует продажи, склад отражает движение продуктов, отчеты собирают показатели. Многое здесь идет по заранее заданному алгоритму — например, списание ингредиентов считается по техкарте. ИИ берет на себя другое: отвечает на вопросы сотрудников, анализирует данные и прогнозирует спрос.

ИИ в iiko можно использовать двумя способами.

Спросить напрямую. Сотрудник задает вопрос ассистенту — и получает ответ по данным ресторана.

Доверить системе. Прогноз продаж пересчитывается сам каждую неделю, а его результаты идут в расчет закупок и план на кухню. Сотрудник только настраивает процесс, проверяет и при необходимости поправляет.

«Умный ресторан» — это когда все инструменты работают вместе: прогноз продаж подсказывает, сколько продуктов понадобится, расчет закупок превращает это в заказ поставщику, а план на кухню — в список заготовок. Но последнее слово остается за управляющим: он смотрит на цифры и решает, что заказать, сколько подготовить и на что обратить внимание. 

ИИ-ассистент iiko

В iiko есть ИИ-ассистент — он работает в веб-офисе и отвечает на вопросы о вашем ресторане. Спросите его о выручке, среднем чеке, заказах, популярных блюдах, маржинальности, оплате, загрузке зала, сотрудниках — и получите ответ текстом, таблицей или диаграммой. Вопрос можно уточнять прямо в диалоге, а к сохраненным обсуждениям — возвращаться. Если у вас сеть, выберите нужный ресторан — и ассистент ответит по нему. 

Чем точнее вопрос — тем лучше результат. Чтобы ассистент понял вас правильно, укажите: период, показатель, объект анализа и задачу. Например: «Сравни выручку кафе за первую и вторую недели августа и покажи изменение в процентах». 

Важно: ИИ-ассистент не заменяет управляющего, а экономит его время. Он быстро показывает нужные цифры, но проверять их и принимать решения все равно человеку. Зато не нужно листать десятки отчетов — спросили и сразу разбираетесь с конкретными показателями. 

«Прогноз»: готовимся к спросу заранее

«Прогноз» в iiko заранее подсказывает три вещи: сколько будет выручки и чеков, какие блюда будут заказывать и сколько продуктов на это уйдет. Эти цифры помогают и деньги планировать, и кухню готовить, и продукты заказывать. Но польза будет только тогда, когда на основе прогноза реально что-то делают — заказывают у поставщика, составляют план заготовок или расписание смен. 

Как работает прогноз

Прогноз выручки строится на три недели вперед и обновляется каждую неделю, но срок можно изменить. Он опирается на историю продаж, максимум шесть недель. Если вы поменяли меню, цены или формат работы, проверьте, что этот период отражает текущую работу заведения. А точность прогноза оценивайте, сравнивая его с фактическими продажами.

Прогноз можно править вручную: планируете акцию или ждете необычную загрузку — внесите поправку сами, а для повторяющихся событий задайте коэффициенты. По умолчанию правится только будущая неделя, текущую можно редактировать отдельно.

На экране также показывается прогноз погоды — управляющий может посмотреть на него и решить, нужно ли скорректировать прогноз выручки.

Детализация по блюдам

В разделе «Структура продаж» прогноз разбит по блюдам и группам — можно посмотреть, сколько каких позиций ожидается по часам. Система сохраняет и исходный прогноз, и вариант с вашими правками. Их можно сравнить между собой и с фактическими продажами — так вы поймете, какой был точнее.

Например, команда готовится к пятнице. Прогноз выручки показывает ожидаемый объем продаж, а кухне важно знать, какие блюда и в какое время будут заказывать. Откройте разбивку по позициям и сравните ожидаемый спрос с планом заготовок — так вы увидите, чего может не хватить. Дальше — ваши правки: знаете о бронировании на двадцать человек — скорректируйте спрос. А для новой позиции, по которой еще нет истории продаж, объем подготовки оцените отдельно.

Из прогноза в закупку

Закупка начинается с вопроса: сколько продуктов нужно до следующей поставки? iiko считает это сама. Сначала прогнозирует, сколько уйдет, — вот здесь и работает ИИ. Потом вычитает остаток на складе и, если настроено, учитывает товары в пути.

Пример: система посчитала, что до следующей поставки понадобится 30 кг продукта. На складе к этому моменту останется 5 кг. Значит, заказать нужно 25 кг. Но итоговое количество может отличаться — оно зависит от настроек закупки.

Поэтому в закупке по прогнозу учитываются три цифры: сколько прогнозируется потратить; сколько рекомендуется заказать с учетом остатков; сколько в итоге попадет в заказ с учетом настроек.

Что выполняется автоматически

iiko может сама отправлять заказы поставщику по расписанию, без сотрудника. Для этого нужно всего лишь один раз настроить: что заказываем, когда, сколько и кто подтверждает. Дальше система работает по графику.

Но полная автоматика подходит не всем. Можно включить обязательное подтверждение: тогда сотрудник должен проверить и подтвердить заказ до срока, иначе он отменится. А еще можно настроить согласование с менеджером или руководителем для заказов от определенной суммы.

Отдельно нужно проверить, как определяется количество товаров в заказе. В настройках шесть вариантов: «Использовать прогноз», «Количество по дням недели», «Не предлагать количество» (для ручного ввода), «По последнему заказу», «До максимума» и «Прогноз на несколько дней». Важно: не все они связаны с прогнозом. Например, «По последнему заказу» просто подставляет прошлое количество, а «До максимума» — заданное значение без учета остатков.

Для расчета по прогнозу нужна история продаж минимум за две недели. Это только старт: дальше точность зависит от стабильности меню и качества учета. Пересматривайте настройки после изменений в меню, акциях и графике. 

«План на кухню»: рассчитываем подготовку

«План на кухню» — приложение в iiko, которое подсказывает кухне, что и сколько подготовить на смену. Оно берет прогноз продаж и превращает его в конкретные задачи: что разморозить, что заготовить, сколько блюд приготовить заранее. Количество каждой позиции рассчитывается по истории продаж за последние шесть недель. Причем с детализацией по 15-минутным интервалам — то есть видно, сколько чего нужно в каждый момент времени.

Как организована работа

Все задачи делятся на стадии: например, разморозка, полуфабрикаты, финальная сборка. Для каждой стадии сотрудник указывает товары и время. Стадию можно поставить до открытия, привязать к определенным часам или вынести на вечер — чтобы заготовки пригодились на следующий день.

Какие есть ограничения

• Блюда, которые продавались три раза или реже, в автоматический расчет не попадают — данных слишком мало.
• Если бизнес-ланч часто меняется, система не сможет точно предсказать план по прошлым продажам — количества нужно указывать вручную.

Важно: приложение отвечает только за объем подготовки. А почему заказы встают на раздаче или что происходит в течение смены — это уже отдельный разбор процессов кухни, не входит в его задачи.

«Прогноз» и расписание смен

Раздел «Расписание» в iiko — это инструмент для планирования смен и контроля затрат на персонал.

Что он показывает

• Для будущих дней: прогноз выручки и затраты на запланированные смены.
• Для прошедших дней: фактическую выручку и затраты по данным о явках.

Зачем это нужно: чтобы понимать, какую долю выручки у вас забирает фонд оплаты труда, и планировать смены так, чтобы не переплачивать и не оставлять кухню без рук.

Как этим пользоваться: например, перед выходными управляющий смотрит: сколько ожидается продаж, какие смены уже запланированы и сколько они стоят. Дальше решает: кто нужен в часы пик, сколько времени займет подготовка, кого можно поставить на более позднее время.

ИИ и контроль стандартов

Вы можете дополнить работу с iiko отдельным приложением CheckOffice. Оно помогает автоматизировать проверки в ресторане: ИИ-помощник создает чек-листы и сводки по отчетам. В библиотеке уже есть больше тысячи готовых чек-листов — можно взять любой и подправить под себя. Дальше проверки идут по календарю с дедлайнами, а найденные нарушения автоматически становятся задачами на исправление. Это удобно, если сейчас проверки ведутся на бумаге или в заметках — ручную работу можно отдать приложению.

Что настроить перед работой с ИИ

ИИ дает хорошие рекомендации только тогда, когда данные в iiko точные. Если в учете ошибки — прогноз и расчеты тоже будут ошибочными. Система не исправляет данные, она на них опирается.

Что подготовить — зависит от задач:

• Для вопросов о продажах — корректные данные по продажам;
• Для закупок — настроенные товарные процессы;
• Для производства — стадии и рецептуры.

Три вещи, с которыми нужно разобраться до запуска:

• Данные. Учет, номенклатура, техкарты — из них берется все остальное.
• Процессы. Поставщики, товарные списки, стадии подготовки — они определяют, как расчет будет использоваться в работе.
• Люди. Кто смотрит прогноз, кто корректирует план заготовок, кто подтверждает заказ.

Разберем шаги подробнее

Шаг 1. Проверьте данные

Начните со склада. Убедитесь, что единицы измерения и фасовки указаны правильно, техкарты актуальны, движение продуктов корректно. Ошибка здесь приведет к неверной рекомендации: например, если фасовка указана в граммах вместо килограммов, заказ придет не того масштаба. Затем решите, откуда система берет расход ингредиентов: по техкартам или по фактическим списаниям. Это зависит от того, как устроен учет в вашем заведении. И не забудьте настроить исключения, чтобы в расчет не попадали лишние документы, например, инвентаризация.

Шаг 2. Проверьте процессы

Для закупок: проверьте поставщиков, список заказываемых товаров, расписание и правила подтверждения заказа.
Для плана кухни: проверьте стадии подготовки, товары для каждой стадии и время выполнения работ.

Шаг 3. Назначьте ответственных

Для каждого процесса определите, кто отвечает, когда проверяет расчет и что делает при отклонениях. Например, кто проверит заказ перед отправкой поставщику, с кем согласует изменение количества, кто подменит в выходной. Это нужно, чтобы несколько сотрудников не меняли один расчет одновременно и никто не думал, что проверит коллега. Ответственный должен понимать, какие решения принимает сам, а какие — с руководителем.

Шаг 4. Проверьте на одном процессе

Не запускайте все сразу. Возьмите один процесс — например, закупку по одной группе товаров — и наблюдайте несколько недель: что рекомендовала система и что получилось. Сравнивайте не только прогноз с фактом. Смотрите шире: хватало ли продуктов, что со списаниями, сколько времени уходит на подготовку заказа. И записывайте, что менялось в заведении за это время: меню, цены, акции, график. Иначе через месяц не поймете, прогноз стал точнее или просто сезонность повлияла.

Где остаются ограничения и ответственность человека

Что важно знать про прогноз

Прогноз считается по данным на текущий момент. Если вы задним числом поправите документы — кассовые смены, накладные, явки, — в прогноз эти правки уже не попадут. Поэтому вести учет нужно вовремя, с самого начала.

Чего прогноз может не знать

Управляющий знает обстоятельства, которых нет в истории продаж: ремонт в зале, смена меню, банкет. Если их не учесть в данных и настройках, прогноз их не отразит. Такие вещи нужно иметь в виду, когда проверяете и корректируете расчет.

Про ассистента

Он отвечает ровно на то, что спросили. Размытый вопрос — размытый ответ. Если решение серьезное, цифру лучше перепроверить в отчете.

Про ответственность

Аналитика показывает, где что-то пошло не так. А почему — выясняет человек: смотрит документы, общается с персоналом, наблюдает за работой. Ответственность за сервис, команду, цены и развитие бизнеса остается на человеке.

Итак

ИИ-инструменты в iiko уже работают: ассистент помогает анализировать данные, а прогноз используется для закупок, заготовок и расписания смен. Задача — сделать эти расчеты частью ежедневной работы команды.

Что будет дальше

Следующее направление — работа с гостями. CRM и программа лояльности уже помогают вести гостевую базу, а в приложении «Лояльность и маркетинг» скоро появится ИИ-маркетолог, который будет персонализировать предложения.

Как оценивать новые технологии

Смотреть не на то, что модно, а на то, какую задачу решает инструмент и как он меняет работу сотрудников.

Когда цифровизация приносит пользу

Когда управляющий понимает, как применить результат в конкретной ситуации: открыть прогноз перед составлением расписания, сравнить ожидаемый спрос с планом заготовок или проверить количество товаров в заказе. Для каждого расчета должно быть понятно: какие данные проверить и какое решение принять.

Вопрос-ответ

Есть ли в iiko встроенный ИИ?

Да. В веб-офисе есть ИИ-ассистент — можно спрашивать его о продажах и других показателях. А прогноз продаж тоже построен на ИИ.

Подойдет ли это небольшому кафе?

Да. Начать можно с простого — задавать вопросы ассистенту о продажах. Но только если эта функция есть в вашей версии iiko и данные в системе корректны. Для прогноза и закупок понадобится чуть больше: дополнительные настройки и человек, который будет регулярно проверять рекомендации.

Сколько данных нужно для закупок по прогнозу?

Минимум — две недели продаж. Чем полнее история, чем стабильнее меню и чем точнее учет, тем лучше будут рекомендации.

Заменит ли система управляющего?

Нет. Она помогает получать информацию и делать часть расчетов. Но управляющий сам оценивает ситуацию, проверяет рекомендации, организует команду и отвечает за решения. Лучше всего это работает в связке: система считает — человек решает.

С чего начать в своем ресторане?

Выберите задачу, которая отнимает много времени или приводит к потерям: анализ показателей, заказ продуктов, подготовка кухни. Планирование закупок и контроль остатков — хороший старт. Проверьте данные и настройки, назначьте ответственного и оцените результат на сопоставимых периодах.

Хотите, чтобы ИИ в iiko работал на вас?

ИИ-инструменты в iiko — это не будущее, а настоящее. Ассистент, прогноз, план на кухню, расписание — все это уже работает и помогает принимать решения на основе цифр, а не догадок. Но, как вы поняли из статьи, толк от них есть только тогда, когда данные точные, процессы настроены, а ответственные понимают, что делать с рекомендациями.

И вот здесь мы можем помочь. В its group мы:

• Проверим готовность вашего учета и настроек — покажем, где данные расходятся и что стоит поправить до запуска;
• Поможем выбрать процесс для старта — например, закупки или план на кухню;
• Настроим прогноз, закупки и расписание под ваш ресторан;
• Обучим команду — управляющих и сотрудников — работе с расчетами и отчетами.

Не нужно разбираться во всем сразу. Начните с одного процесса, а мы поможем сделать так, чтобы он заработал.

Остались вопросы?

Смело нажимайте на кнопку – разберемся вместе.

Консультация